Ваш новый офис: практические советы по планированию и созданию рабочих мест.

Удобное местоположение, новые рабочие места, отличный ремонт – всем хватает пространства и света. В теории. На практике же переезд часто превращается в бесконечный процесс, а результат не оправдывает ожидания. Компания «МЭЙПЛ» уже более 25 лет помогает своим клиентам обустраивать, в том числе, и новые офисы. Многолетний опыт позволил нам собрать воедино все основные проблемы, возникающие на разных этапах подготовки офиса к долгожданному открытию.

Типичные ошибки.

Последовательность действий при переезде или ремонте часто выглядит так:

1. Дизайнер или Вы сами создает проект будущего офиса.

Этому этапу уделяется большое внимание – согласовываются стилистика будущего офиса, цвета, декор, а также используемые материалы. Одним, словом, Вы выбираете картинку, в которую влюбляетесь. Через несколько недель проект радостно утверждается и идет в работу. Вы думаете, что «гора упала с плеч», но на самом деле, это только начало интересной истории. Ведь за красивой картинкой должны стоять конкретные технологии и специалисты. Только очень опытный и высокопрофессиональный дизайнер знает все «подводные камни», которые возникнут на пути. Надеемся, что Вам попадётся именно такой. Но зачастую неопытные дизайнеры проектируют не только интерьер помещения, но и мебель, которая будет находиться в этом интерьере. С первого взгляда это всегда красиво, но при подробном рассмотрении мебели иногда можно с удивлением увидеть, что она спроектирована вопреки законам физики. Вместо того, чтобы изначально начать сотрудничество с мебельной компанией, которая не только поможет советом, снабдит библиотекой предлагаемых мебельных коллекций, но и выступит в дальнейшем в роли поставщика, доведя проект до логического завершения, дизайнеры стремятся сразу впечатлить своих клиентов настолько, что в итоге мебель по проекту потребует индивидуального изготовления. И явно не в нашей стране, чтобы достичь высокого качества исполнения. Можете не сомневаться – это будет астрономическая стоимость!

2. Производится ремонт и отделка помещения.

На этом этапе очень редкие строители умудряются выдержать ранее задекларированные сроки. Поэтому необходимо осознавать, что задержка выполнения ремонтно-строительных работ способна существенно изменить, если вообще не перечеркнуть все Ваши радужные планы по переезду в новый офис. Хотя, справедливости ради, необходимо заметить, что на увеличение сроков ремонта очень влияют вносимые в процессе этого самого ремонта Ваши коррективы, если таковые имеются.  Но, к сожалению, так зачастую и происходит.

3. Заказ мебели, ее расстановка, и затем – подключение техники.

И именно на последнем этапе выясняется множество нерадостных деталей – для запланированных трех рабочих мест есть только одна розетка, невозможность разместить в конкретном помещении изначально планируемое количество сотрудников, мебель под заказ нужно ждать несколько месяцев, появляющиеся расходы начинают не вписываться в бюджет и т.д. И тут «хрустальные замки» начинают рушиться почти в самом конце пути. Начинаются поиски компромиссов, временных решений – и как результат, сотрудники получают непродуманные рабочие места, а Вы – не офис своей мечты, а некий среднестатистический компромиссный вариант.

Переезжаем правильно.

На самом деле ошибка допускается еще на первом этапе планировки помещения и создания проекта. Но только на последнем этапе теория сталкивается с практикой и преподносит неожиданные и неприятные сюрпризы.

Более грамотный план действий, который помогает переехать комфортно и в срок выглядит так:

1. Детальная проработка плана.

Очень важно на первом этапе не просто нарисовать дизайн-проект со множеством красивых рисунков, но и продумать все детали – расположение и функциональность мебели, разводка электрики, наличие необходимого количества розеток (компьютерных, телефонных и электрических). Мы настоятельно рекомендуем Вам именно сейчас начинать вместе с дизайнером выбирать подходящие офисные коллекции мебели и определиться с компанией-поставщиком офисной мебели, которая обеспечит поставку и сборку в соответствии с утверждённым дизайн-проектом. Во-первых, Вы сможете заранее и  точно определить бюджет на закупку офисной мебели. Во-вторых, Вы заранее посмотрите на выбранную мебель, посидите за рабочими местами руководителей и сотрудников, после чего оцените все их преимущества. Хорошая мебельная компания обязательно поможет вашему дизайнеру – специалисты знают все нюансы сборки и расстановки той или иной мебели, а также могут указать на недочеты плана. Если Вы занимаетесь проектом самостоятельно, то тем более стоит связаться с поставщиками офисной мебели и уточнить все детали. Одним словом, начинать планирование нужно с итогового результата, который хотите получить. Если это красивый дизайн с гармонично вписывающейся качественной офисной мебелью согласно Вашим же пожеланиям, то именно с этого и стоит начинать.

2. Ремонт и отделка помещения в соответствии с разработанным планом.

На этом этапе принципиально важно сохранить размеры помещений для того, чтобы ранее спланированная мебель поместилась в отведённые ей пространства. Очень важно соблюсти точное расположение электрических, телефонных и компьютерных розеток. Более того, необходимо изначально заложить максимальный функционал в эти розетки, чтобы, например,  понадобившееся подключение небольшого сетевого принтера не стало невозможным. Также стоит учитывать один очень важный момент. Предложение белорусского рынка офисной мебели очень сильно ограничено. И если не брать в расчёт крайне дорогую импортную мебель или изделия наших частных «гаражных лесопилок», то около пяти основных операторов этого рынка смогут предложить лишь не более семидесяти коллекций офисной мебели. Причём, половина этих коллекций относится к ассортименту одной лишь компании «МЭЙПЛ». Поэтому, при создании дизайн-проекта нового офиса бывает гораздо проще подобрать цветовое решение и даже общую стилистику создаваемого интерьера под выбранную коллекцию офисной мебели, чем наоборот. К сожалению – это специфика нашего рынка офисной мебели. Например, в сегменте домашней мебели всё иначе – выбор стилей, цветовых и функциональных решений огромен, особенно, если учитывать штучное изготовление мебели по индивидуальным проектам.

3. Расстановка мебели и техники.

Имея заранее утверждённый проект расстановки мебели в Вашем будущем офисе, а значит, и точную спецификацию с планируемыми сроками изготовления, свяжитесь с компанией-поставщиком примерно за 1-1,5 месяца до предполагаемого переезда и согласуйте точно ещё раз сроки исполнения, ведь задекларированные ранее сроки могут меняться в силу объективных обстоятельств. И вот уже с учётом этих реалий можно и планировать заказ, дату поставки и сроки сборки офисной мебели. Мы рекомендуем завозить мебель в подготовленные и чистые помещения, в которых уже не будут проводиться никакие работы. В противном случае, офисная мебель может быть повреждена рабочими, строительной пылью и т.п. А это уже не попадает под условия гарантийного обслуживания. И только после того, как офисная мебель установлена, можно начинать установку оргтехники и, непосредственно, долгожданный переезд Вашей компании в свой новый офис.

Как Вы видите, мы предлагаем с самого начала задуматься и спланировать конечный этап обустройства вашего офиса. Ведь Вашим сотрудникам важен не только стильный дизайн, но в первую очередь функциональность и эргономичность помещения и рабочих мест. Продуманный дизайн является только приятной рамкой, оформлением пространства, созданного для продуктивной работы. А организация рабочих мест – это создание того плодотворного и эффективного микроклимата, приносящего сотрудникам, да и самим владельцам удовольствие от сделанной ими же работы.

Надеемся, что наш опыт и рекомендации помогут сделать Ваше новоселье максимально приятным и радостным!